OpenOffice: Работа в Base

Данное приложение OpenOffice.org позволяет создавать и обслуживать собственные базы данных, обращаться к данным, хранящимся в различных форматах, поддерживать в естественном режиме файловые форматы баз данных.

Ограничения OpenOffice.org Base:

• невозможно изменить структуру базы данных или редактировать, вставлять и удалять записи для:

— файлов электронной таблицы;

— текстовых файлов;

— данных адресной книги;

• эти типы баз данных доступны только для чтения.

Файлы базы данных Base содержат запросы, отчеты и формы для баз данных, а также ссылки на базу данных, в которой хранятся записи и сведения о форматировании.

Создание таблиц

В OpenOffice Base это можно сделать несколькими способами:

• Создать таблицу в режиме дизайна.
• Использовать мастер для создания таблиц.
• Создать представление.

В первом случае нужно самостоятельно определить имена полей, тип данных и всю дополнительную информацию, а также выбрать первичный ключ.

Второй способ позволяет выбирать из готового набора полей. В OpenOffice Base есть заготовки полей для разных случаев. Для удобства они поделены на категории: деловые и личные. В каждой категории есть примеры таблиц с полями. Поля можно выбирать из одной таблицы или из разных.

Представление позволяет сохранить информацию из нескольких таблиц, связанных по ключевым полям.

При запуске OpenOffice.org Base появляется начальное окно, которое позволяет создать новую базу данных или открыть уже существующую.

Чтобы создать базу данных, щелкните Файл -  Создать. В выпадающем меню выберите пункт Базу данных. Откроется окно мастера базы данных. Этот мастер можно также открыть, используя пункт меню Файл > Создать > Базу данных.

Окно базы данных разделено на несколько частей. В самом верху окна расположена строка меню, содержащая основные команды OpenOffice.org Base. Все команды рассортированы по назначению и содержаться в пунктах Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка.

Первый шаг мастера базы данных содержит один вопрос с двумя ответами: Создать новую базу данных или Открыть существующий файл. Для данного примера выбрать Создать новую базу данных и нажмите кнопку Далее.

Второй шаг имеет два вопроса с двумя ответами для каждого. Ответом по умолчанию на первый вопрос является Нет, не регистрировать базу данных, и нажмите кнопку Готово. Далее сохраните базу данных под каким-либо именем, например Information.

Создание таблиц базы данных

Когда открывается окно Information – OpenOffice.org Base, выделенной будет иконка Формы. Нажмите на значок Таблицы, чтобы выделить его (рис. 2). Мы создадим таблицу Информация о знакомых в режиме дизайна.

Создание таблицы в режиме дизайна

Режим дизайна является более совершенным методом создания новой таблицы. Он позволяет непосредственно вводить информацию о каждом поле таблицы.

Таблица используют поля: ID, Имя, Фамилия, Имя супруга/супруги, месяц свадьбы, день свадьбы, год свадьбы.

Щелкните по строке Создать таблицу в режиме дизайна.

В столбец Имя поля введите Имя. Затем выберете Тип поля. И так далее для каждого из полей.

Выберите значения свойств в разделе Свойства поля (рис. 4).

Измените значение свойства Обязательное с Нет на Да только для тех полей, которые должны иметь какое-то значение.

Измените значение свойства Длина так, чтобы оно соответствовало самому длинному вводимому слову (20 достаточно для большинства полей, содержащих имена).

Для доступа к дополнительным параметрам форматирования нажмите на кнопку, расположенную справа в строке Пример формата (кнопка Пример формата). При этом будет выведено диалоговое окно Формат поля (рис. 5).

Чтобы сохранить и закрыть таблицу, выберите пункт меню Файл > Закрыть. Используйте в качестве имени таблицы имя Свадьба. Запрашивается создание первичного ключа (рис. 6):

Нажимаем Да. Появляется еще одна строка ID:

Открываем нашу таблицу и вводим данные:

При работе с данными ах для перехода между записями используются кнопки, расположенные в левом нижнем углу. Там же можно увидеть информацию о количестве записей в данном объекте базы данных, о том какая запись активна в данный момент. В поле с номером записи можно ввести номер нужной строки и нужная строка будет активирована. Для форм также существуют такие инструменты, но выглядят они чуть иначе.

При работе с таблице базы данных данные можно сортировать, фильтровать по заданным параметрам.

Изменения в таблицу вводятся через Правка > Изменить.

Создание запросов

На основе таблиц баз данных можно создавать запросы, которые позволяют не искать заново информацию по заданным критериям, а сохранять ее.

Для создания запроса следует выбрать иконку Запросы и щелкнуть по строчке Создать запрос в режиме дизайна.

Запрос создается на основе данных из существующих таблиц или запросов. Следует выбрать таблицу и нажать Добавить:

Работа с выбором поляй и типом полей аналогична работе при создании таблицы. В запросе указывается критерий, по которому следует сделать выборку из таблицы:

Получаем:

Создание отчета

Отчеты представляют собой текстовые документы Writer, в которых данные отображаются в организованном и отформатированном виде.

1.В окне открытой базы данных щелкните по элементу Отчеты в области База данных.

2. В области Задачи дважды щелкните по строке Использовать мастер для создания формы.

3. В окне Мастер отчетов на этапе Выбор полей выберите таблицу или запрос, на основе которых будет строиться отчет, а также активируйте поля, которые требуется включить в отчет. Для этого откройте список Таблицы и запросы и выберите нужную строку.

4. В списке Существующие поля щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl выберите строки нужных полей и щелкните по кнопке > (между списками Существующие поля и Поля в отчете).

Выбранные поля отобразятся в списке Поля в отчете. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.

5. На этапе Поля меток при необходимости укажите, что будут обозначать поля. Для этого заполните строки в списке полей .

Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.

6. На этапе Группировка  при необходимости сгруппируйте значения одного или нескольких полей, выбранных на предыдущей странице мастера.

7. В списке Поля выберите названия полей, по которым будет сгруппирован итоговый отчет и, используя кнопку >, переместите их в список Группировка. -В отчете можно группировать до четырех полей.

При объединении нескольких полей согласно их уровню группировки создаются вложенные группы. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.

8. На этапе Параметры сортировки укажите поля, по которым необходимо отсортировать отчет. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.

9. На этапе Разметка  из разных шаблонов и стилей выберите нужную разметку и ориентацию страницы отчета.

10. Для этого в списке Разметка данных щелкните по нужной строке.

-Набор стилей влияет на шрифты, отступы, фон таблицы и т. д.

11. В группе Ориентация активируйте:

• Альбомная — для горизонтального расположения страницы отчета;

• Книжная — для вертикального расположения страницы отчета . Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.

12. На этапе Создать отчет  укажите окончательное имя отчета в графе Заголовок отчета.

13. В группе Какой тип отчета вы хотите создать? активируйте нужный пункт:

• Статический отчет — для сохранения отчета в статическом виде. При его открытии всегда будут отображаться только данные, которые содержались в этом документе в момент создания;

• Динамический отчет — для сохранения отчета в виде шаблона. При открытии такого отчета он будет отображаться с текущим содержимым.

14. В группе Что вы собираетесь делать после создания отчета выберите нужное действие:

• Модифицировать шаблон отчета — с возможностью последующего редактирования;

• Создать отчет сейчас — для сохранения отчета и завершения работы.

15. Щелкните по кнопке Готово.

16. Отчет откроется в окне приложения Writer в режиме Только для чтения.

Как распечатать отчет

1. В окне открытого отчета раскройте меню Файл.

2. В списке команд выберите пункт Предварительный просмотр.

3. Далее действуйте так же, как при печати обычных документов приложения Writer.

Как открыть базу данных в приложении Writer и Calc

1. В окне открытого документа или электронной таблицы откройте меню Вид.

2. В списке команд выберите пункт Источник данных.

3. Вверху страницы или табличного поля откроется окно Источник данных, в левой части которого будет располагаться список всех зарегистрированных в OpenOffice.org баз данных.

4. В правой части окна Источник данных будет отображаться содержимое выбранной базы данных: таблицы и запросы.

Поделиться:

Оставьте свой комментарий!