Новые информационные технологии и программное обеспечение
  RSS    

Полезно


Документообеспечение

 Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

 

Основные понятия электронного документооборота:

  • Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
  • Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
  • Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
  • Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
  • Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

 

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа;
  • Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
  • Непрерывность движения документа;
  • Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;
  • Эффективно организованная система поиска документа;
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

 

Показания к внедрению в организацию системы электронного документооборота:

  • Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.
  • Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.

 

О разработчиках СЭД
Существуют различные варианты решения СЭД:

  • коробочное решение,
  • решение на базе платформы или
  • заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления. 


Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

 

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

 

Стандарты в области СЭД
Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие :

 

    * ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
    * Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
    * ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
    * Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
    * Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

 

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями ,от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных». и Федерального закона Российской Федерации от 25 июля 2011 г. N 261-ФЗ г. Москва "О внесении изменений в Федеральный закон "О персональных данных""

 

Статьи раздела:

        Фильтр по заголовку    
 
   Количество строк:  
CRM система INTRUM: Опция перехвата звонка и другие обновления декабря 2018
СЭД: перспективы для бизнеса
4К-Документооборот: система электронного документооборота
Энергоемкость и энергоэффективность электронных и традиционных печатных способов получения информации
Нотариусы могут работать с электронными документами
Как организовать контроль поручений на предприятии
Выбор системы электронного документооборота - что следует учесть?
NAUMEN - Решения для бизнеса и органов власти
Alfresco и Alvex: Решение для управления документами и бизнес-процессами
Инфраструктура ЕСМ 2.0 как основа для создания сервисно – ориентированных СЭД
Юридическая сила электронных документов
Электронно-цифровая подпись в СЭД: что нужно знать?
Является ли факс и электронная почта юридическим материалом
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (взамен ГОСТ 16487-83)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Какое влияние оказывают мобильные технологии на индустрию ECM
Какие электронные документы признаются судами?
OfficeMedia и CompanyMedia - СЭД различного уровня
ЕВФРАТ - СЭД и автоматизация ключевых бизнес-процессов организации
ДЕЛО - решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов
NSystem - управление документооборотом и автоматизации деловых процессов организации
LanDocs - 2-уровневый комплекс программных средств для ролевых рабочих мест
Effect Office - система электронного документооборота
 
<< Первая < Предыдущая 1 2 Следующая > Последняя >>
Страница 1 из 2

Самое читаемое:

Быстрый поиск

Подписаться в соцсетях

вКонтакте · Twitter · Facebook · Telegram

Инструкции к программам

Инструкции к программам

2019 Новые информационные технологии