Excel: как распечатать таблицу на одном листе

Excel - очень полезная программа электронных таблиц. Но зачастую таблица замечательно смотрится на экране компьютера и ужасно на бумаге.

К счастью, можно настроить все таким образом, чтобы таблица распечаталась на одной странице или сделать так, чтобы страница выглядела настолько хорошо, насколько это возможно. Если же электронная таблица просто слишком большая для одной страницы, попробуйте использовать ниже перечисленные настройки, чтобы распределить таблицу на нескольких страницах в более приятном виде.

Предварительный просмотр перед печатью

Если просто воспользоваться предварительным просмотром, можно избежать многих проблем. 

Лучше всего кнопку Предварительный просмотр или Просмотр и печать (название зависит от версии Excel) вынести на ленту быстрого доступа. Сделать это можно так: см. скриншот.

Если этот способ не помог, читайте дальше.

Страничный режим просмотра документа

Страничный режим просмотра страницы покажет, как документ будет выглядеть в распечатанном виде. Это поможет внести изменения, гарантирую, что столбцы и строки максимально используют имеющееся пространство. Чтобы активировать режим, откройте вкладку Вид > Страничный режим.

Удалите или скройте строки/столбцы

В крупных таблицах часто строки или столбцы являются избыточными, не требующими быть напечатанными в конкретной ситуации. Эти строки и столбцы занимают ценное пространство на странице.

Если вы можете удалить некоторые из этих данных, удалите. Если же в этих ячейках содержится информация, которая, возможно, потребуется снова когда-нибудь, вы можете скрыть их, нажав правой кнопкой мыши на заголовке строки или столбца и выбрать Скрыть. Чтобы снова отобразить данные, выделите строки или столбцы с обеих сторон от скрытых данных, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Показать.

Используйте разрывы страниц

Так же, как в текстовом редакторе, вы можете вставить разрывы страниц, чтобы убедиться, что ваша электронная таблица разнесена на несколько страниц, где хотите вы, а не так, как разделит страницы Excel. В целом, это удобно. Просто используйте Разметка страницы > Разрывы.

Измените область печати

Если электронная таблица имеет огромное количество данных, а необходимо напечатать только некоторые из них, можно напечатать только выбранную часть электронной таблицы. Выделите ячейки, которые вы хотите напечатать, и нажмите Печать и укажите, что нужно напечатать только выделенную область.

Если вы, как правило, регулярно отправляете на печать одну и ту же область, лучше установить постоянную область печати, которая охватывает только нужную вам часть. Чтобы сделать это, выберите область, которую вы часто печатаете, а затем перейдите к Файл > Печать > Настройка > Напечатать активные листы. Теперь этот выбор станет стандартной областью печати для таблицы. Чтобы избавиться от этой настройки, используйте Файл > Печать > Настройка > Игнорировать области печати.

Измените поля страницы

Если же таблица не вписывается на страницу совсем немного, можно просто уменьшить поля страницы. Откройте Разметка страницы > Поля > Настраиваемые поля> диалоговое окно Параметры страницы. Измените вручную размеры полей.

Перенесите текст в ячейке и измените размер столбцов

Excel, как правило, используется для числовых данных, но иногда его очень удобно использовать и для ввода текста. Если текст не вмещается в ячейку, таблица растягивается и, естественно, ее и трудно уместить на одной странице при печати. Выглядит это примерно так:

Некоторый текст отрезается, другие ячейки, уходят далеко вправо. Чтобы ограничить ширину электронной таблицы по ширине одной страницы, вы можете ограничить ширину колонок и использовать перенос текста, чтобы убедиться, что вы не потеряются какие-либо данные, которые нужно распечатать. Во-первых, сделайте перенос текста в ячейках: Главная > Перенести текст (или через правую клавишу мыши откройте Формат ячеек > Выравнивание > поставьте галочку переносить по словам).

Должно получиться так:

Теперь вы можете настроить ширину колонок, перетаскивая края заголовков строки или столбца. См. видео.

Двойной щелчок на границе строк или столбцов на уровне заголовков автоматически подгонит ширину/высоту столбцов/строк до нужной. Чтобы убедиться, что таблица поместится на странице, воспользуйтесь способами, описанными выше.

Чтобы сделать распечатанную таблицу более удобной для чтения, воспользуйтесь следующими способами. 

Масштабирование таблицы

Если ничего не помогло, можно попробовать масштабировать таблицу, так чтобы она вошла на одну страницу (или определенное количество страниц). В меню Разметка страницы нажмите кнопку Вписать и укажите количество страниц, на которое нужно уместить таблицу при печати. Можно указать проценты.

Использование масштабирования может помочь ограничить размер вашего документа, но текст может стать трудночитаемым. Через предварительный просмотр убедитесь, все нормально.

Печать сетки и рядов заголовков столбцов и рядов

В диалоговом окне Параметры страницы (Разметка страницы > Параметры страницы), нажмите по вкладке Лист и выберите Сетка. Вы также можете выбрать заголовки строк и столбцов, чтобы вывести эти метки на печать.

Добавьте колонтитулы

В Excel можно автоматически добавлять полезную информацию через колонтитулы документа, чтобы сделать его более удобным для чтения. Для этого откройте меню Вставка > Колонтитулы. В поле колонтитулов можно добавить такую информацию, как номер страницы, имя файла и имя автора, текущую дату и время, рисунок и т.д. Вы также можете добавить здесь свой ​​текст.

Возможно, вам придется долго поработать с таблицей, чтоб привести ее в нужный вам вид, но зато ваши усилия будут вознаграждены.

Поделиться:

Оставьте свой комментарий!