СЭД: перспективы для бизнеса

Несмотря на активное развитие такого направления, как «автоматизация бизнеса», более 63 процентов бизнес документации имеет формат бумажных документов. Порядка 40 процентов рабочего времени тратится на работу с бумагами. Расход, в материальном эквиваленте, составляет не менее 15 процентов. На протяжении года, во всем мире выпускается около 6 миллиардов новых документов. Рядовой сотрудник фирмы за год тратит не меньше 19 дней на поиск информации. Рациональной такую ситуацию назвать нельзя. Это явно свидетельствует, что системы электронного документооборота – это важная часть эффективной деятельности.

Кому стоит использовать СЭД?

Компании, использующие стандартные приложения, такие как Word, Excel и электронную почту, не относятся к числу тех, которые автоматизировали делопроизводство. Согласно опыту, если через предприятие каждый день проходит два или три документа, спустя пол года, требуемые данные будет найти проблематично. Файловая система Windows становится неудобной. Появляется необходимость внедрять специальное программное обеспечение, ориентированное под деятельность каждого конкретного предприятия. Можно подвести итог, что сэд незаменима для предприятий, которые в любом виде работают с документами.

Современные системы документооборота

Электронное делопроизводство должно реализовать одновременно три цели:

• документирование. Сюда входит составление и оформление с изготовлением и согласованием документации;
• организация любого вида работ с документацией в ходе управления. Это обеспечение движения, контроль над реализацией задач, хранение и использование бумаг;
• систематизация документального архива.

Эффективное обеспечение должно в полном объеме охватывать полный цикл делопроизводства, начиная от постановления задач на формирования документа и заканчивая списанием бумаг в архив. Полноценная электронная система документооборота сохраняет печатную информацию в централизованном виде, не зависимо от формата.

Современные системы позволяют объединить в единое целое разные потоки бумаг, исходящие от отдаленных в территориальном плане предприятий, в единое целое. Гибкость в плане управления обеспечивается жестким установлением маршрутов и свободной маршрутизацией. С помощью электронной системы можно устанавливать ограничения в плане доступа, ориентируясь на компетенции сотрудников компании. Автоматизированная система управления документацией – это всегда эффективное решение для развития любого предприятия.

Оставьте свой комментарий!