- Ставки и прогнозы на матч Манчестер Сити - Интер (финал ЛЧ 2023)
- Жители Красного Бора (Нового Пьяного Бора) до революции
- История Красного Бора Татарстан (Новый Пьяный Бор Елабужского уезда) в статьях
- Что такое криптокарты?
- Программа для поиска драйверов на любое устройство
- Как технология OCR снижает нагрузку на офис
- Как настроить локальную сеть через Wi-Fi
- Как операционная система Windows стала такой популярной
Как организовать контроль поручений на предприятии |
Вводная частьСамые первые положительные результаты от внедрения систем электронного документооборота (СЭД) предприятия, как правило, получают от самого простого её функционала, а именно от контроля поручений. И именно контроль поручений оказывается самым простым способом вовлечь сотрудников в использование СЭД. Как показывает опыт, не всё бывает гладко, у нас были случаи и когда всё проходило без запинки, и когда сама установка приложения вызывала проблемы. Если возникают проблемы:
Часто, если что-то не получается с коммерческой программой, люди начинают искать «что они делают не так» и находят, а с бесплатной говорят: «Ну, на то она и бесплатная». Так и рождается миф о ненадёжности свободного программного обеспечения. Та же «Доцеро» используется на реальных промышленных и торговых предприятиях, обеспечивает прозрачную интеграцию с доменом MS Windows, сохранение правок файлов на web-сервер (WebDAV, некоторые почему то называют протокол MS Sharepoint), рассылает оповещения по e-mail и через xmpp, через внутренниеили внешние сервера (Яндекс-онлайн, например). Установка сервера «Доцеро»Для работы системы необходимы:
Эти шаги описаны на сайте сообщества «Доцеро» в разделе установка приложения.
Включение нужных приложенийИзначально портал «Доцеро» включает в себя минимум приложений, необходимых для своей работы, и ничего из приложений СЭД. Поэтому необходимо открыть приложение «Настройки портала» и добавить нужные, для этого:
Сразу же после этого разумно сделать такую страничку шаблонной для будущих пользователей системы. Создание шаблона порученияМы настроили шаблонную страничку для пользователей. Для себя, как администратора системы, сделаем ещё одну страничку (через главное меню «Мои настройки» - «Настройка портала» кнопка «Добавить страничку») и разместим на ней приложение «Подготовка документов». В этом приложении мы всего лишь добавим стандартный шаблон «поручения» в систему, для этого:
Теперь наш портал умеет создавать черновики поручений, но ещё не умеет их регистрировать. Создание журналов регистрации порученийВ предыдущем пункте мы уже создали шаблон поручения, который будут использовать наши сотрудники, и даже ввели для него имя категории журналов (поручения). Теперь пора разобраться с журналами. Простой и, как правило, достаточный вариант это использование одного журнала регистрации поручений на всю организацию. Для этого:
Более сложный вариант — это использование нескольких журналов в разных подразделениях организации. Такой подход даёт возможность прямо по списку номеров понять, какое подразделение издало поручение. Для этого выполняем полностью процедуру, описанную выше, но перед сохранением нового журнала выставляем флажок «шаблон». Выбор за Вами, но проще поддерживать один журнал, чем несколько, ведь при втором варианте, создавая новое подразделение, Вы всегда должны будете вспомнить о том, нужно ли ему задавать индекс (должен ли для него вестись отдельный журнал) или нет. Создание справочника организацииВ приложении «Справочник организации» уже есть одно подразделение — корневое подразделение организации. В нём мы можем создавать сотрудников и подразделения. Работу по сопровождению справочника можно распределить, предоставив необходимые полномочия. Делается это так:
Что это за имя группы такое и можно ли его изменить? Это имя, которое прописано в настройках приложения и его действительно можно изменить, для этого в том же приложении на закладке «приложения портала»:
Важно для каждого подразделения указать его руководителя, а если подразделение находится в зоне ответственности одного из руководителей предприятия, то и указать его как куратора подразделения. РезультатУ нас есть:
ЗаключениеПройдя все шаги мы решили проблему контроля выполнения поручений на своём предприятии. Но аппетит приходит во время еды, мы наверняка захотим упорядочить другие процедуры, от заявок на закупку расходных материалов до ознакомления с приказами и ведению протоколов. Всё это можно сделать, используя «Доцеро». Насколько это сложнее? Не на много, но придётся разбираться с составлением маршрутов документов, формированием форм печатных документов в OpenOffice, организацией папок дел. Все эти задачи так или иначе описаны на сайте сообщества, большинство предприятий использующих «Доцеро» сделали это собственными силами, зная, что могут обратиться за консультацией к сообществу. Как и всякий подобный проект, «Доцеро» зарабатывает именно на оказании услуг в области поддержки. Приобретение услуг поддержки даёт следующие преимущества:
Оставьте свой комментарий!
Похожие статьи: |
Самое читаемое:
- История Красного Бора Татарстан (Новый Пьяный Бор Елабужского уезда) в статьях
- Жители Красного Бора (Нового Пьяного Бора) до революции
- Ставки и прогнозы на матч Манчестер Сити - Интер (финал ЛЧ 2023)