Выбор системы электронного документооборота - что следует учесть?

Выбор СЭД

Введение системы электронного документооборота (СЭД) в компании определяется уровнем зрелости документооборота последней и ее готовностью к организации электронного документооборота. Также стоит учесть цели внедрения системы и ресурсы (денежные, временные, человеческие), которыми располагает заказчик.

Для начала стоит определиться с уровнем зрелости компании в смысле организации электронного документооборота.

Уровень 0. Несуществующий

Компания не видит необходимость  организации работы с документами, а, следовательно, нет понимания важности внедрения СЭД. Нет опыта и квалификации у персонала.

Уровень 1. Начальный (спонтанный)

Признается необходимость СЭД, но нет четкого плана действий, осуществляются отдельные спонтанные и непоследовательные действия, вопросы работы с документами обсуждаются в службе документооборота, а не руководством, поэтому руководство хоть и знакомо с СЭД, но нет конкретных планов его внедрения, в компании только бумажный документооборот.

Уровень 2. Повторяемый

Руководство понимает необходимость совершенствования работы с документами, но работа ведется без четкого плана действий с привлечением бизнес-специалистов. Отсюда: общая осведомленность о СЭД, но все ограничено электронной почтой, решение вопросов ориентировано на краткосрочные цели.  

Уровень 3. Определенный.

Наличие официальных документов и ответственных лиц за разработку плана внедрения СЭД, поэтому внедрение системы электронного документооборота проходит по разработанному плану.

Уровень 4. Управляемый и измеримый.

Управление документами – стандартный процесс, сбои в работе которого будут заметны руководству, ответственность за процесс определена на самом высоком уровне, обеспечивается мониторинг и оценка эффективности. Отсюда: процесс работы с документами учитывает изменения требований бизнеса и ориентируется на достижение стратегических целей.

Уровень 5. Оптимизированный

Эффективно работающая СЭД, работа с документами оптимальная, обеспечена эффективность бизнес-процессов. Поэтому электронный документооборот внедряется последовательно, его важность не ставится под сомнение, персонал обладает достаточной квалификацией для работы с СЭД, к тому же система интегрирована с другими информационными системами.

СЭД для организации уровня "0"

В принципе, для небольших масштабов деятельности вполне достаточно принципа  "начальник сказал – сделали".

Но при расширении деятельности руководителю приходится формализировать хотя бы часть процессов (например, регистрировать "входящие-исходящие", чтобы можно было проследить историю вопроса, собирать визы на договора, чтобы понять, кто за что отвечает). Но пока компания находится на таком уровне зрелости документооборота, внедрять СЭД ей рано.

Первоочередной задачей для таких компаний является организация документооборота, формализация бизнес-процессов работы с документами. Эти документы могут быть как бумажными, так и электронными.

Стоит ли сразу внедрить СЭД? "Сразу" не получится. Проблема в том, что сотрудникам необходимо приобрести очень важную привычку - документировать свою деятельность. Приобретение этого навыка сродни изучению иностранных языков - привычка возникает при многократном повторении одного и того же. А пока сотрудники будут привыкать, приобретенная СЭД будет морально устаревать, затраченные средства не окупаться. И потом, когда сотрудники будут готовы работать в СЭД, поймут свои требования к ней, выбранная ранее система не подойдет.

Помните: прежде всего необходимо формализовать бизнес-процессы, а затем автоматизировать их.

СЭД для организации с уровнем зрелости "1-2"

В подобной организации рекомендуется внедрять электронный документооборот для автоматизации одного-двух наиболее важных процессов работы с документами на ограниченном количестве рабочих мест.

Необходимо определиться с типом СЭД в зависимости от характеристик процессов, важных для организации.

К примеру, процессы хранения и оперативного поиска требуют систему типа "электронный архив". Если важна скорость бизнес-процессов, то система должна быть с функционалом "workflow". Если же главная цель обеспечение классического административного документооборота, то выбирается СЭД с необходимым функционалом. Стоит при этом учесть и планы на будущее: необходимо, чтоб СЭД смогла осилить весь объем документации и дополнительных пользователей, иными словами, чтоб было достаточно резервов для ее развития.

 Важные технические характеристики СЭД:

• максимум документов, с которыми сможет работать система;
• максимум пользователей, с которыми сможет работать СЭД.

 При рассматриваемом уровне готовности компании к организации электронного документооборота можно говорить о двух подходах к определению необходимого функционала СЭД:

1. Определить бизнес-процесс, который будет автоматизирован СЭД. Список необходимых действий по работе с документами – это и есть перечень требований к СЭД.

Например, работая с договорами, система должна иметь в регистрационной карточке список нужных реквизитов, хранить электронный образ договора, уметь передавать его по заранее созданному маршруту согласования и т.д.

2. Создать список того, что может делать СЭД (на подобие "меню").

Каждый пользователь выбирает необходимый ему функционал из существующих возможностей. С этой целью был разработан международный стандарт MoReq, переведенный несколько лет назад на русский язык. Но тут есть некоторые сложности. Анализ данного стандарта российскими экспертами показал, что есть разница в том, что считать обязательными функциями СЭД, а что - желательными. К примеру, функция контроля исполнения для российских экспертов должна быть обязательной, а для европейских - только желательной.

СЭД для организации уровня зрелости "3-4"

Данный уровень характеризуется тем, что сотрудники компании уже могут четко сформулировать свои требования к системе и выбрать СЭД необходимой функциональности.

СЭД, к примеру, должна:

• повысить исполнительскую дисциплину;
• снизить риски утраты документов;
• повысить скорость процессов работы с документами, как, например, сокращение сроков согласования договоров;
• обеспечить доступ к документам большого числа пользователей при сохранности документов и избавлении пользователей от работы с массой копий;
• обеспечить удобную систему хранения документов, легкость их поиска, создание тематических разделов по различным критериям;
• увеличить продуктивность работы сотрудников.

Если функционал четко определен, выбрано два-три варианта,  то тут необходимо произвести соотношение "цена-функциональность".

Важно! Сравнивать нужно не просто стоимость СЭД, а совокупную стоимость владения – стоимость всего проекта организации электронного документооборота.

Выбор СЭД для организации уровня зрелости "5"

 Организации 5-го уровня сами могут диктовать условия организации электронного документооборота и требовать реализации в СЭД даже тех моментов, которые отсутствуют в типовых версиях. То есть в данном случае идет настройка системы "под себя".

Существующие варианты СЭД

Группы СЭД по типу выполняемых функций:

• электронный архив (хранения документов и обеспечению их удобного поиска);
• workflow-системы (системы, ориентированные на управление маршрутами движения документов);
• организация управленческого документооборота;
• организация специализированных видов документооборота (кадрового, финансового, конструкторского, материально-технического и др.);
• системы для обеспечения работы в территориально-распределенных организациях.

Совокупная стоимость владения СЭД подразумевает:

• стоимость базового ПО;
• стоимость дополнительных серверов, рабочих станций, их монтаж;
• стоимость организации каналов связи;
• стоимость обучения технического персонала;
• зарплату технических специалистов, обеспечивающих работоспособность СЭД;
• стоимость обучения пользователей (дистанционный курс обучения резко снижает затраты обучения);
• стоимость доработки или настройки ПО;
• оплату часов, включающих доработку или настройку СЭД (или же это заплата специалиста, выполняющего данную работу);
• стоимость работ по внедрению самой системы.

Здесь необходимо провести сравнительный анализ различных систем. В любом случае, наличие любой СЭД облегчает и организует работу организации.

Оставьте свой комментарий!