- 5 лучших генераторов искусственного интеллекта для написания и переписывания любого контента
- История Красного Бора Татарстан (Новый Пьяный Бор Елабужского уезда) в статьях
- Программа для поиска драйверов на любое устройство
- Как технология OCR снижает нагрузку на офис
- Как операционная система Windows стала такой популярной
- Продвижение товаров на Wildberries с привлечением внешнего трафика
- Простая программа для управления проектами «Планамайзер»
- Жители Красного Бора (Нового Пьяного Бора) до революции
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 |
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
" Records management and organization of archives. Terms and definitions"
(Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28)
Дата введения 1 января 1999 г.
Введен впервые
1. Область применения 2. Стандартизованные термины с определениями 2.1. Общие понятия 2.2. Делопроизводство 2.2.1. Документирование 2.2.2. Организация работы с документами 2.3. Архивное дело 2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации 2.3.2. Обеспечение сохранности документов 2.3.3. Научно-информационная деятельность архивов Алфавитный указатель терминов на русском языке
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой " Ндп" . Термины-синонимы без пометы " Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина. Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы. В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте. Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
2 Стандартизованные термины с определениями
2.1 Общие понятия
1 делопроизводство;документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами 2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов 3 документ;документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления 5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде 6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта 7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени 8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию 9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом 10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом 11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии 12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи 13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи 14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма 15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки 16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами 17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной 18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки 19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений 20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ 22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей 23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке 24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации 25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления 26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения 27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа 28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу 29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу 31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа
2.2 Делопроизводство
2.2.1 Документирование
32 документирование:Запись информации на различных носителях по установленным правилам 33 правила документирования:Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования 34 система документации:Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению 35 унифицированная система документации;УСД:Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности 36 вид письменного документа:Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения 37 наименование документа:Обозначение вида письменного документа 38 организационно-распорядительный документ:Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц 39 реквизит документа:Обязательный элемент оформления официального документа 40 постоянная часть реквизита документа:Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении 41 переменная часть реквизита документа:Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении 42 формуляр документа:Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности 43 формуляр-образец документа:Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты 44 бланк документа:набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа 45 унифицированная форма документа;УФД:Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации 46 служебное поле унифицированной формы документа:Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений 47 зона унифицированной формы документа:Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами 48 табель унифицированных форм документов:Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов 49 оформление документа:Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования 50 подпись:Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица 51 гриф ограничения доступа к документу:Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа 52 гриф согласования:Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием 53 гриф утверждения:реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию 54 дата официального документа:Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования 55 заголовок официального документа:Реквизит документа, кратко излагающий его содержание 56 виза официального документа:Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа 57 резолюция документа:Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение 58 текст официального документа:Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
2.2.2 Организация работы с документами
59 организация работы с документами:Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения 60 документооборот:Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 61 объем документооборота:Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период 62 входящий документ;поступивший документ:Документ, поступивший в учреждение 63 исходящий документ;отправляемый документ:Официальный документ, отправляемый из учреждения 64 внутренний документ:Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации 65 регистрация документа:Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения 66 регистрационный индекс документа;регистрационный номер документа:Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации 67 контроль исполнения документов:Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов 68 срок исполнения документа:Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией 69 типовой срок исполнения документа:Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом 70 индивидуальный срок исполнения документа:Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией 71 дело:Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку 72 формирование дела:Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела 73 оформление дела:Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами 74 заголовок дела:Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле 75 номенклатура дел:Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 76 индекс дела;номер дела:Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку
2.3 Архивное дело
2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации
77 архив (Ндп. архивохранилище):Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования 78 архивохранилище (Ндп. архив):Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов 79 профиль архива:Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению 80 архивный документ:Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника 81 архивный фонд:Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой 82 Архивный фонд Российской Федерации:Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации 83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью 84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности 85 объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд):Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи 86 архивный фонд личного происхождения:Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода 87 архивная коллекция:Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам 88 комплектование архива:Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством 89 источник комплектования:Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив 90 документальный фонд:Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица 91 фондообразователь:Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд 92 фондирование документов:Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям 93 ценность архивного документа:Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение 94 запретная дата документа:Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат 95 экспертиза ценности документов:Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев 96 перечень документов со сроками хранения:Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения 97 выборочный прием документов на постоянное хранение:Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных 98 выделение документов к уничтожению:Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению
2.3.2 Обеспечение сохранности документов
99 обеспечение сохранности документов:Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет 100 обеспечение физико-химической сохранности документов:Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов 101 режим хранения архивных документов:Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением 102 реставрация архивного документа:Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению 103 старение (архивного) документа:Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов 104 страховая копия (архивного документа):Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала 105 страховой фонд документов:Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов 106 фонд пользования:Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа 107 хранение архивных документов:Обеспечение рационального размещения и сохранности документов 108 государственное хранение архивных документов:Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев 109 ведомственное хранение архивных документов:Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами 110 депозитарное хранение документов:Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы 111 постоянное хранение документов:Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке 112 документ постоянного хранения:Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение 113 документ временного хранения:Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению 114 ограничительный срок секретного хранения архивных документов:Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну 115 учет архивных документов:Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах 116 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации:Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения 117 единица хранения архивных документов:Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение 118 единица учета архивных документов:Единица измерения количества документов в архиве 119 учетные документы архива:Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета 120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка):Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации 121 список (архивных) фондов:Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров 122 лист (архивного) фонда:Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике 123 внутренняя опись документов дела:Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов 124 проверка наличия [состояния] дел:Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов
125 научно-информационная деятельность архива:Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов 126 использование архивных документов:Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан 127 публикация архивных документов:Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами 128 система научно-справочного аппарата к документам архива:Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования 129 историческая справка к архивному фонду:Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата 130 архивный справочник:Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах 131 межархивный справочник:Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов 132 архивная опись:Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания 133 путеводитель по (архивным) фондам архива:Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием 134 обзор архивных документов:Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом 135 архивный каталог:Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации 136 указатель (архивный):Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных 137 доступ к архивным документам:Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов 138 архивная справка:Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов 139 архивная копия:Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных 140 архивная выписка:Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке Оставьте свой комментарий!
Похожие статьи: |