Google Drive: несколько подсказок для работы в облачном сервисе

Google Drive и сопутствующие приложения предлагают богатый инструментарий для более продуктивной работы. Вот несколько фишек Google Drive.

Работа в автономном режиме

Нравится нам это или нет, но бывает так, что приходится работать без подключения к Интернету. К счастью, Google Drive имеет режим оффлайн, который позволяет создавать, просматривать и редактировать документы в данной ситуации.

При использовании Google Chrome вы можете установить приложения Google Drive для работы в автономном режиме

Для активации данной функции нужен браузер Chrome. Перейдите в вашей учетной записи к Google Drive, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите Настройки. Во вкладке Общие поставьте галочку, как показано на скриншоте выше. Вам необходимо будет работать в Google Drive в Chrome, когда нет подключения, но все ваши изменения будут синхронизированы, как только вы подключитесь к сети.

Поиск ссылок из документа

Обычно, когда нужно добавить ссылки в документ, приходится пройти через утомительный процесс открытия новой вкладки браузера и нахождения странице, на которую вы хотите сделать ссылку, затем скопировать URL и вставить его в текст.

Однако, поиск Google включен прямо в Google Docs, так что не придется покидать страницу, чтобы добавить ссылку. Просто выделите нужный текст, выберите Вставка > Ссылка и введите параметры поиска в открывшемся диалоговом окне. Google будет отображать список совпадений. Нажмите на ссылку, которую вы хотите добавить в текст.

Отслеживание истории редактирования

Отслеживание всех изменений, внесенных в документ, особенно совместными усилиями, довольно затруднительно. Google Drive позволяет легко увидеть все изменения, которые внесли вы и другие пользователи в какой-либо документ, презентацию, слайд-шоу или рисунок. Вы даже можете вернуться к более ранним версиям файла, если это необходимо.

История редактирования поможет увидеть все изменения в документе и вернуться к более ранним версиям

Чтобы увидеть историю изменений в файле Docs, Sheets, Slides или Google Рисунке, щелкните Файл > Посмотреть историю изменений. Затем выберите метку в панели просмотра изменений, чтобы увидеть версию файла. Ниже отметки времени вы увидите имя человека, который редактировал файл. Точные правки, которые он сделал, приведены в документе в том же цвете, который появляется рядом с его именем.

По умолчанию, изменения группируются по времени, но вы можете посмотреть более детально, нажав Более подробно в нижней части панели просмотра изменений. Чтобы вернуться к просматриваемой версии, нажмите Восстановить эту версию.

Использование веб-буфер обмена

Мало известной особенностью Google Drive является его веб-буфер обмена, который позволяет копировать и вставлять данные в Docs,  Sheets и Slides. В отличие от буфера обмена операционной системы, он может содержать несколько элементов сразу, а потому, что он связан с вашей учетной записью Google, его содержание доступно на всех ваших устройствах.

Веб-буфер обмена Google Drive содержит несколько элементов данных и делает их доступными на всех ваших устройствах

Чтобы использовать веб-буфер обмена, выделите текст, графику или другие данные и перейти к Правка > Веб-буфер обмена > Копировать в веб-буфер обмена. Теперь откройте веб-буфер обмена и увидите, что данные добавлены в список пунктов меню веб-буфера. Когда ваше меню переполнится, выберите Удалить все элементы. Буфер обмена будет автоматически очищаться, если к нему не обращались в течение 30 дней.

Публикация в сети

Возможность совместной работы в Google Drive очень удобна, если вам нужно, чтобы документ стал доступен другим пользователям, но что, если требуется более широкая аудитория просмотра? Для этого используйте функцию Опубликовать в Интернете.

Чтобы опубликовать документ, таблицу, презентацию или рисунок, откройте нужный файл и нажмите Файл > Опубликовать в Интернете. К некоторым типам файлов можно применить несколько вариантов настроек, доступных в меню: можно выбрать издать целую книгу или только отдельные листы, установите скорость, с которой пойдет презентация, выбрать размер изображения на рисунка. Когда все настройки заданы, нажмите Опубликовать, а затем скопируйте ссылку, которая появится и отправить ее кому нужно.

Если вы хотите, чтобы опубликованный файл обновлялся автоматически, при внесении изменений в оригинале перейдите в меню Файл и нажмите Опубликовать в Интернете. Откроется диалоговое окно, в котором нажмите Опубликованные материалы и настройки и установите флажок Автоматически публиковать после внесения изменений. Для удаления опубликованного файла выберите Отменить публикацию.

Оставьте свой комментарий!