Alfresco

Alfresco ECM - система управления корпоративными данными, лидирует на мировом рынке Open Source бизнес-приложений. Платформа популярна благодаря тому, что не требует лицензионных отчислений за владение системой, готова к внедрениям любого масштаба (систему создавала команда специалистов, разработавшая промышленную платформу EMC Documentum) и характеризуется полной кроссплатформенностью: и серверная, и клиентская части могут быть построены на практически любой операционной системе - MS Windows, Linux, BSD и т.д. Среди компаний и организаций, использующих Alfresco, Toyota, Adobe, NASA, KLM, Cisco, Activision и другие крупные предприятия.

Alfresco предоставляет пользователям следующие модули:

• электронного документооборота,
• управления изображениями,
• управления записями,
• управления потоками работ,
• управление Веб - содержимым,
• средства для совместной работы.

Alfresco - это платформа, предоставляющая сервисы ECM и BPM. Для решения конкретных задач нужно либо писать собственные приложения на ее основе, либо использовать уже готовые.

Alvex

Alvex — решение на базе Alfresco для управления контентом и неструктурированными процессами организации. Основная задача, на которую ориентирован Alvex - объединение в одной системе строгого корпоративного мира и ежедневного рабочего общения коллег.

Исторически основными информационными системами в компаниях считались СЭД и ERP. Но постепенно все больше организаций приходят к тому, что строгость формализованных процессов плохо отражает реальную ежедневную работу. В результате большинство документов и рабочих процессов просто не отражается в корпоративных системах. Из инструмента для упрощения работы они становятся еще одним навязанным сверху средством контроля.

Вышел релиз Alvex 1.3

Основные нововведения

Первый релиз в рамках ветки Alvex 1.3 закладывает основу для реализации тех возможностей, которые нужны при построении целостных систем на базе Alfresco в компаниях самого разного размера.

• Управление бизнес-процессами - динамические бизнес-процессы и поддержка связанных процессов, прозрачное взаимодействие родительских и дочерних задач, права на запуск бизнес-процессов в зависимости от роли пользователя, неформальные дискуссии встроены в бизнес-процессы.
• Оргструктура компании и ролевая модель - визуальный редактор, интеграция со стандартной системой прав Alfresco для выдачи доступа к файлам, замещение и делегирование отдельно по каждой роли пользователя, права на управление отдельными ветками оргструктуры.
• Управление документами - не только стандартная библиотека файлов, но и реестры документов с регистрацией и присвоением номеров, связи между документами, назначение исполнителей и координаторов, справочники для заполнения полей карточек.
• Типовые бизнес-процессы - многие процедуры одинаковы во всех компаниях, поэтому мы можем предоставить процессы для них уже настроенными и готовыми к использованию.
• Оперативная картина собственных задач и задач подчиненных, сводные отчеты по работе компании.

Большинство возможностей уже доступно в рамках Alvex 1.3. Часть расширенного функционала еще проходит тестирование и появится в рамках обновлений для версии 1.3 в ближайшее время. 

Динамические процессы и связи между бизнес-процессами

Если вам не удается подстроить реальную жизнь под строгую систему, значит нужно изменить систему под себя. Если жизнь сложна, динамична и многоварианта — система совместной работы должна позволять адекватно ее описывать. Alvex дает возможность выстраивать путь конкретного процесса непосредственно в ходе его выполнения, но при этом следить за тем, чтобы обязательные этапы и контрольные сроки не были нарушены. 

В Alvex 1.3 появилась прозрачная передача документов между родительскими и дочерними процессами. Также в родительском процессе теперь видна полная картина по дочерним - кто сейчас над ними работает и на какой они стадии, при необходимости можно просмотреть полную историю дочерних процессов в один клик.

Кроме того, теперь при запуске дочерних процессов учитываются права пользователя на запуск бизнес-процессов в целом. Например, при работе над задачей одному сотруднику разрешено инициировать дочерний процесс согласования счета, а другому - нет.

Структура компании — удобство управления и использования

Alvex содержит модуль для представления структуры организации, какой бы запутанной она не была. Можно задать иерархию компании и описать имеющиеся роли. Дальше при работе с задачами и бизнес-процессами можно искать сотрудников не только по имени, но и по должности или роли в организации.

Начиная с самого первого релиза Alvex мы получали вопросы, когда появится возможность задать структуру компании из веб-консоли администратора. И вот в Alvex 1.3 такой инструмент визуального создания и редактирования оргструктуры появился. Теперь создание подразделений, заполнение их пользователями, назначение пользователям ролей стало значительно проще. Кроме того, теперь в той же панели управления явным образом выдаются права координаторов подразделений, которые могут просматривать задачи других сотрудников. Раньше такие права были только у руководителей, теперь их гибко можно выдать произвольным пользователям.

В рамках обновлений скоро появятся еще две долгожданные возможности. Первое дополнение - возможность делегирования задач и автоматическое замещение сотрудников во время отсутствия. При этом делегирование отдельно задается для каждой роли пользователя, если у него их несколько. Вторая новая возможность - делегирование управления веткой оргструктуры, чтобы задавать роли пользователей в ней мог руководитель или сотрудник отдела кадров без привлечения администратора Alfresco.

Развитие функционала стандартных бизнес-процессов

В Alvex 1.3 работа над бизнес-процессами стала более удобной как пользователям, так и администраторам. Пользователи теперь имеют возможность обсуждать задачи прямо на странице бизнес-процесса. При переходе между стадиями процесса история обсуждений сохраняется, что позволяет быстрее разобраться в текущей ситуации. Администраторы могут разграничивать права на запуск бизнес-процесса того или иного типа. С разграничением прав каждому пользователю будут доступны только те процессы, которые входят в рамки его компетенции.

Кроме того, по отзывам партнеров и заказчиков сформирован список типовых процессов, к которым у большинства компаний схожие требования. В рамках обновлений Alvex Enterprise скоро станут доступны простейшие из них:

• выдача произвольного поручения
• рассылка документов для ознакомления
• параллельное согласование произвольного документа
• обработка зарегистрированных документов с контролем исполнения
• сквозной документооборот коллегиальных органов

В дальнейшем этот список будет расширяться.

Регистрация документов, ведение реестров, справочники

Для многих компаний реестры документов являются неотъемлемой частью организации рабочего процесса. Мы всегда старались не погружаться в канцелярские задачи, считая, что для них есть специализированные решения, которые хорошо решают свою задачу. Однако, отзывы партнеров и заказчиков убедили нас, что базовые возможности канцелярии в Alvex нужны. Поэтому теперь в Alvex появилась возможность ведения реестров различных типов.

В рамках нового модуля доступны следующие возможности:

• неограниченное число реестров для документов разных типов - можно использовать стандартные из состава Alvex, можно описать собственные
• автоматическая нумерация документов в реестре по заданному шаблону
• поиск записей в реестре по указанному критерию
• экспорт реестра или произвольной выборки записей реестра в Excel

Кроме того, в Alvex 1.3 появилась возможность ведения справочников для подстановки значений в карточки документов и задач. Это сэкономит время и исключит ошибки, возможные при наборе вручную. Хранить справочники можно, например, в стандартных списках данных Alfresco.

Сводная информация и оперативная картина

Разумеется, каждый пользователь видит свои текущие задачи и может фильтровать их по срокам или по приоритетам. Кроме этого, руководитель может следить за задачами подчиненных, чтобы иметь возможность заметить и упредить проблемы.

В Alvex 1.3 начата работа над возможностью генерации отчетов для руководителей для более подробного анализа текущей ситуации. Настраиваемые отчеты появятся в составе Alvex 1.3.1.

Подробное описание, документация, ссылки на загрузку

На данный момент Alvex 1.3 Enterprise доступен в бета-версии, релиз стабильной версии состоится в середине-конце октября. Сборка сейчас находится в стадии активного тестирования и доработки.

Загрузить Alvex 1.3 Community можно отсюда.

Оставьте свой комментарий!