Бизнес процессы. Методология, формализация, программное обеспечение

Под бизнес-процессом обычно понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. В качестве клиента может быть другой бизнес-процесс.

Совокупность всех бизнес-процессов представляет собой модель бизнеса.

Для того чтобы своевременно обеспечить «на выходе» необходимое количество продукции/ услуг требуемого качества, каждый сотрудник должен знать свои обязанности, причем его роль (рамки полномочий и ответственности) должна однозначно пониматься всеми участниками процесса. Иначе невозможно эффективно контролировать деятельность работников и точно оценивать вклад каждого в достижение конечного результата.

В действительности, когда бизнес-процессы не формализованы (не описаны), каждый работник выполняет задачи «в меру своего понимания». Грамотное описание всех этапов работы в подразделении позволяет четко установить обязанности сотрудников на конкретных рабочих местах. На основе этих описаний составляются фактические должностные инструкции для сотрудников. При таком подходе работа осуществляется по принципу «логики процесса», а не от фантазий руководителя по поводу того, как бы еще «загрузить» подчиненного.

Неправильно спроектированные рабочие процессы  снижают производительность труда, могут создавать в подразделении конфликтные ситуации, приводить к увольнению ключевых сотрудников, ухудшать удовлетворенность клиентов, а так же приводят к недостатку или избытку персонала на различных участках, дублирование одних функций и недостаточное внимание к другим (что также сказывается на результатах — ритмичности работы, производительности труда и качестве продукции/услуг).

Необходимость формализации бизнес-процессов возникает и при проведении оценки уровня вовлеченности работников компании (или отдельного подразделения).

Описание бизнес процессов можно проводить различными методами:

• Текстовый;
• Табличный,
• Графический.

Текстовый метод предполагает описание каждого бизнес-процесса и связей между бизнес-процессами в обычном текстовом формате. Данный подход имеет как свои положительные так и отрицательные моменты. К положительным моментам относится наиболее полное и подробное описание предметной области средствами языка. К явным недостаткам - слабая формализация, максимальная трудоемкость, некомпактность.

Табличный метод предполагает описание бизнес процессов с помощью таблиц (например, табл.1). Основным преимуществом является большая компактность по сравнению с текстовым форматом. При этом наглядность данного метода оставляет желать лучшего.

Таблица 1 Пример табличного формата описания бизнес-процессов

Графический метод представления бизнес-процессов позволяет получить наиболее наглядное описание. Графическое изображение воспринимается наиболее эффективно. Применение графического изображения способствует повышению когнитивности (понимаемости), повышению интеллектуальной продуктивности человеческого мозга, эргономичности представления информации

Основной недостаток графического метода - необходимость обучения использованию формата графического представления данных.
Одним из наиболее популярных форматов описания бизнес процессов является IDEF (Integration Definition for Function Modeling - методология функционального моделирования) - семейство совместно используемых методов для процессов моделирования. На сегодня эта техника описания бизнес-процессов получила наибольшее распространение в мире и принята как стандарт во многих странах. Концепция реализована во многих программных продуктах, наиболее популярными являются BPWin, ERWin, Dia (бесплатный аналог MS Visio), БИГ-Мастер и т.п 

Графически стандарт IDEF0 представляет собой следующую структуру (см. рис.1). Функции (работы, операции) изображаются в форме прямоугольника. Названия функций формируются по стандарту в глагольном выражении (выполнить работу, оформить заказ, сформировать бюджет).

Рисунок 1.  Диаграмма в формате IDEF0

Каждая из сторон прямоугольника имеет свое предназначение:

• Верхняя сторона - управление (правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа);
• Нижняя сторона - механизмы (ресурсы, которые выполняют работу);
• Левая сторона - входы (ресурсы или информация, используемые работой для получения результата);
• Правая сторона - выходы (материал или информация, которые производятся работой).

В основу построения диаграмм положен иерархический принцип, который позволяет подвергать описание процесса дальнейшей детализации, до тех пор, пока модель не будет описана настолько детально, как это необходимо для решения поставленных задач (возможность проводить декомпозицию). При этом сохраняется целостность взаимосвязей между элементами процесса, проводится контроль входов и выходов при переходе к разным уровням декомпозиции

Основы работы с AllFusion Process Modeler

Оставьте свой комментарий!