RSS    

Видеокурсы

Видеокурсы по ВТ


MS Word: некоторые рекомендации по созданию документа

Microsoft Word - практически самый распространенный способ создания текстовых документов любой направленности: от школьных рефератов до бизнес-отчетов. Поэтому не мешает знать некоторые особенности создания документов в Word. Эти же рекомендации также можно применить и к другим текстовым редакторам, например, Google Docs.

Чем проще, тем лучше, меньше - больше

При написании документа содержание должно быть основой всего. Форматирование существует, чтобы сделать контент более легким для чтения и восприятия. Не вводите привлекательные элементы, которые только отвлекают внимание. Увеличьте количество пробелов. Соблюдайте точную формулировку, пересматривайте предложения или абзацы. Простота и минимализм во всем.

Выберите подходящий для контекста шрифт

Первое значительно решение - выбор шрифта, который вы собираетесь использовать. Обычно считается, что шрифты с "засечками" (маленькие крючки в конце символа) легче читать в печатных документах, тогда как шрифты sans-serif лучше воспринимаются при чтении на цифровом экране.

Некоторые примеры шрифтов без засечек (sans-serif):

  • Arial
  • Geneva
  • Helvetica
  • Lucida Sans
  • Trebuchet
  • Verdana

Verdana это семейство шрифтов, который фактически был изобретен для использования в Интернете.

 

serif-sans-serif1

Для печати можно использовать такие Serif шрифты:

  • Garamond
  • Georgia
  • New York
  • Times
  • Times New Roman

Monospace используется для примеров кода

Независимо от того, какой шрифт вы выберите, придерживайтесь одного и того же шрифта во всем документе. (При желании вы можете использовать другой шрифт для заголовков.)

Используйте стандартный размер шрифта и цвет

Большинство деловых и академических документов печатаются определенным размером шрифта, что обычно дает наиболее читаемые абзацы в сочетании с рекомендациями по размеру страницы, полей и межстрочному интервалу. Некоторые информационно плотные отчеты иногда могут опускаться до размера шрифта в 10 пт, но не менее того.

Что касается цвета, то лучше не злоупотреблять данным форматированием, особенно для печатных документов. Отдавайте предпочтение подчеркнутому начертанию, выделение текста жирным шрифтом и курсивом.

Используйте стандартный размер бумаги и поля

Почти все офисные документы печатаются на стандартных страницах размером 8½" * 11" - US Letter Size (также известный как A4, который составляет 210 мм х 297 мм). Это единственный размер, который гарантированно будет доступен независимо от того, какой принтер вы используете.

wordA4

Что касается полей, большинство руководств по стилю оформления требуют Обычные поля, что обеспечивает наилучшую читаемость длин линий текста и позволяет при необходимости записывать аннотации. Однако, если документ будет переплетен, боковые поля можно увеличить.

Выравнивание абзацев по левому краю

У вас может возникнуть соблазн использовать выравнивание по ширине, которое используется в газетах и ​​романах и некоторых учебниках, но это неправильный выбор для офисных и академических документов. Хотя оно может выглядеть более более формальным из-за прямых краев, такое выравнивание убивает читаемость.

То, что вам нужно, это выравнивание текста по левому краю. Это приводит к неровности справа, но при этом сохраняется расстояние между символами, как предполагалось, при любом шрифте, который вы используете, и это означает оптимальную удобочитаемость. Выровненный по ширине текст объективно гораздо менее читабелен, чем выровненный по левому краю. Главная причина кроется в увеличенных интервалах между словами: глаз постоянно вынужден выискивать начало следующего слова, а из-за разности пробелов от строки к строке еще и перестраиваться с одного расстояния на другое. В этом случае вы можете оказаться в типографских реках: они возникают, когда пробелы в строках расположены друг над другом; все это создает иллюзию вертикальных белых кривых строчек бегущих сверху вниз, которые крайне отвлекают и просто выглядят уродливо.

Отступ первых строк абзацев

Абзацы не должны иметь дополнительного промежутка между собой, и первые строки абзацев должны быть выделены отступом, чтобы было видно каждый параграф. Единственное исключение делается для абзацев, которые непосредственно следуют за заголовком раздела, и могут быть оставлены без изменений, потому что окружающий контекст дает понять, что это его собственный абзац.

WordPar

Общее правило состоит в том, чтобы сделать размер отступа таким же, как размер шрифта. Отступ (красную строку) следует задавать через диалоговое окно Абзац, а не с помощью клавиши Tab!

Размещайте изображения между абзацами

Конечно, можно разместить изображения внутри абзаца и позволить окружающему тексту обтекать его, и если ваша организация предпочитает такой вариант, тогда продолжайте и делайте так. Но, вообще говоря, это может навредить читаемости, особенно в отчетах о каких-либо данных.

Самый безопасный вариант, особенно для диаграмм и таблиц, заключается в размещении изображений между абзацами и их выравнивании по центру. Таким образом, ваши образы никогда не будут соперничать с окружающим текстом.

Выберите подходящий междустрочный интервал

Правильный выбор межстрочного интервала действительно зависит от того, какой документ вы набираете.

Академические документы должны сначала следовать инструкциям академического стиля, а затем предпочитать двойное расстояние, если нет руководства по оформлению. Деловые и офисные документы имеют тенденцию к одинарному интервалу, чтобы свести к минимуму количество страниц, необходимых при печати, но цифровые документы будет легче читать, если их расстояние составляет от 120 до 150 процентов.

Разбиение текста заголовками и списками

Чем больше документ, тем важнее заголовки. Вы предпочли бы прочитать 20-страничный отчет, представляющий собой ничто иное, как поток из текста от начала до конца? Или 30-страничный отчет, который организован в соответствующие разделы, подразделы и разделен заголовками?

Оформление списков также хорошо помогает структурировать текст и выделить важные моменты. Используйте нумерованные списки при подсчете набора элементов (например, «пять атрибутов успешного предпринимателя») или при предоставлении пошаговых инструкций. В противном подойдут случае маркированные списки. Но избегайте чрезмерного использования списков, что может ухудшить читаемость.

Отдельные разделы

В Microsoft Word разрывы разделов позволяют различать определенные страницы с измененной ориентацией страницы, столбцами, заголовками, колонтитулами, номерами страниц и т.д. Деление на разделы представлено в четырех вариантах:

  • Следующая страница: Начните следующий раздел на следующей странице.
  • Без разрыва: Начните следующий раздел на текущей странице.
  • Четная Страница: Начните следующий раздел на следующей четной странице.
  • Нечетная страница: Начните следующий раздел на следующей четкой странице.

Если ваш документ достаточно велик и необходимо разбиение на разделы, это лучший способ отформатировать его изначально. Каждая глава должна быть сделана через Разрывы разделов > Следующая страница, или раздел Четная страница или Нечетная страница, если вы собираетесь переплетать документ.

WordSec

 

Оставьте свой комментарий

 

Быстрый поиск

Подписаться в соцсетях

вКонтакте · Twitter · Facebook · Telegram

Новые информационные технологии и программы